Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – yhteydenotto- ja asiakasrekisteri

Päivitetty 25.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Tattoo Clinic / Tmi Pink Tattoo
Y-tunnus: 1874853-5
Sähköposti: riikka@tattooclinic.fi

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä varten henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen
• tatuointitoiveen, palvelutarpeen ja mahdollisen ajanvarauksen arviointi
• tatuoinnin suunnittelu, asiakasviestintä ja sovitun palvelun toteuttaminen
• asiakassuhteen, ajanvarausten ja niihin liittyvien maksujen hoitaminen
• palvelun turvallisuuden, toiminnan jatkuvuuden ja mahdollisten oikeusvaateiden varmistaminen
• kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman erillistä asianmukaista perustetta eikä kuvia julkaista ilman erillistä vapaaehtoista lupaa.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittely perustuu tilanteen mukaan:

• sopimuksen tekemistä edeltäviin, asiakkaan pyytämiin toimenpiteisiin sekä sopimuksen täytäntöönpanoon (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun hoitaa asiakasviestintää, ylläpitää toiminnan turvallisuutta ja puolustaa mahdollisia oikeusvaateita (6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
• lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitoaineiston säilyttämiseen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
• erilliseen vapaaehtoiseen suostumukseen silloin, kun sellaista pyydetään esimerkiksi kuvien julkaisemista varten (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Yhteydenottolomakkeen tietosuojaruutu vahvistaa, että käyttäjä on saanut tiedon henkilötietojensa käsittelystä. Se ei ole yleinen suostumus kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.

4. Mitä tietoja voidaan käsitellä?

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja mahdollinen puhelinnumero
• asiakkaan valitsemat yhteydenoton syyt
• tatuointitoiveen kuvaus, sijainti, arvioitu koko, tyyli- ja väritoiveet sekä toivottu ajankohta
• asiakkaan vapaaehtoisesti lähettämät viestit, lisätiedot, esimerkkikuvat ja kuvalinkit
• ajanvaraukseen, tarjoukseen, palveluun ja maksamiseen liittyvät tiedot
• asiakkaan kanssa käyty viestintä
• tietosuojailmoituksen lukemista tai erillisiä suostumuksia koskevat tiedot
• palveluiden automaattisesti muodostamat tekniset tiedot, kuten lähetysajankohta, viesti- ja tapahtumatunnisteet sekä palvelun turvallisuuden kannalta tarpeelliset lokitiedot.

Yhteydenottolomakkeella ei pyydetä terveystietoja. Ethän lähetä lomakkeella tarpeettomia terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja. Mahdolliset tatuoinnin turvallisuuden kannalta tarpeelliset terveystiedot pyydetään tarvittaessa erikseen asianmukaisessa vaiheessa.

5. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse, ajanvarauksen yhteydessä tai muussa asiakasviestinnässä. Lisäksi käytettävät palvelut voivat muodostaa teknisiä tapahtuma- ja lokitietoja.

6. Automaation ja tekoälyn käyttö

Yhteydenottolomakkeen sisältö voidaan käsitellä automaation avulla siten, että viestistä poimitaan esimerkiksi asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, yhteydenoton syy ja tatuointitoiveen tiedot asiakasasian käsittelyä varten.

Tietojen jäsentämisessä voidaan käyttää Make-palvelun AI Toolkit -toimintoa ja sen kautta tekoälypalvelua. Tekoälyä käytetään vain tietojen poimimiseen ja järjestämiseen. Se ei tee asiakkaaseen vaikuttavia päätöksiä, hyväksy ajanvarauksia eikä lähetä vastauksia itsenäisesti. Rekisterinpitäjä tarkistaa tiedot ja tekee ratkaisut itse.

7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Tietoja käsittelee rekisterinpitäjä sekä tarvittaessa sellaiset palveluntarjoajat, joita käytetään sivuston, sähköpostin, tiedostojen, automaation, asiakasrekisterin, ajanvarauksen tai kirjanpidon toteuttamiseen.

Käytössä voivat olla erityisesti seuraavat palvelut:

• Webnode – verkkosivusto ja yhteydenottolomake
• Google (Gmail ja Google Drive) – sähköposti ja tiedostojen säilytys
• Make / Celonis – tietojen siirto ja automaatio
• Make-palvelun käyttämät tekoälypalveluntarjoajat, kuten OpenAI – lomaketietojen tekninen jäsentäminen
• Notion – yhteydenotto- ja asiakastietojen järjestäminen
• ajanvaraus- ja kirjanpitopalvelut silloin, kun se on asiakkuuden tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi tarpeen.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää. Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

8. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa käytettävistä palveluntarjoajista tai niiden alikäsittelijöistä toimii EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa tai Sveitsissä. Tällaisissa tilanteissa siirto toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, EU–USA-tietosuojakehyksen tai Euroopan komission hyväksymien vakiolausekkeiden ja niitä täydentävien suojatoimien perusteella.

Lisätietoja käytettävistä siirtoperusteista voi pyytää rekisterinpitäjältä.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Jos yhteydenotto ei johda ajanvaraukseen tai asiakkuuteen, tiedot poistetaan pääsääntöisesti 24 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta.
• Asiakkuuteen ja toteutettuun palveluun liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti kolme vuotta asiakassuhteen tai viimeisen palvelun päättymisestä.
• Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, pääsääntöisesti vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Erilliseen suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan tai tiedot eivät enää ole tarpeen, jollei säilyttämiseen ole muuta laillista perustetta.

Tiedot poistetaan myös käytettävien palveluntarjoajien järjestelmistä ja varmuuskopioista niiden omien poistokäytäntöjen ja teknisten säilytysaikojen mukaisesti.

10. Tietojen suojaaminen

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin ja palveluihin, joille se on työtehtävien tai järjestelmän toiminnan vuoksi tarpeen. Käytössä olevat tilit ja palvelut suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten käyttöoikeuksien hallinnalla ja palveluiden tarjoamilla tietoturvakeinoilla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tarkastaa sinusta käsiteltävät tiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
• saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen; peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen riikka@tattooclinic.fi. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista.

Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/

12. Onko tietojen antaminen pakollista?

Lomakkeella pakollisiksi merkityt tiedot ovat tarpeen yhteydenottoon vastaamiseksi ja asian käsittelemiseksi. Ilman niitä yhteydenottoa ei välttämättä voida käsitellä. Esimerkkikuvien lähettäminen on vapaaehtoista.

13. Selosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos käsittelytavat, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.